Checklist para comissão de formatura

Às vezes, para o estudante universitário em meio aos estudos, provas, trabalhos e a correria do dia a dia, planejar e lembrar-se de tudo que se refere à organização da formatura é uma tarefa muito difícil.

Para facilitar a sua vida, nós da 100% Eventos preparamos esse artigo que vai ajudar você a ter uma visão geral do que é preciso caso você opte por não contratar uma empresa que faça isso.

Para os formandos da 100% Eventos tudo isso aqui é tarefa fácil porque nós cuidamos de todos os detalhes dos eventos, desde as festas pré-formatura até o baile final, incluindo cobrança dos valores de cada aluno, organização de mapa de mesas, contratação de fornecedores, agendamento com artistas, assessoria jurídica e contábil e tudo mais. Isso para que nossos clientes possam focar no que realmente importa: comemorar a conquista do diploma.

Vamos lá?!

Como e por que é tão importante montar um checklist? Primeiramente, precisamos nos munir das ferramentas certas para isso. As planilhas eletrônicas, que são ótimas para fazer anotações e cálculos ao mesmo tempo, e aplicativos como o Google Keep e o Evernote são uma mão na roda. Neles você pode criar o checklist com um cronograma completo utilizando as ferramentas necessárias para manter o controle de tudo (como, o que, para quem, por que, onde, quando, quem e quanto) para ter uma visão ampla do todo e atribuir as responsabilidades não só dos membros da comissão, como também de toda a galera.

Vale lembrar que estamos falando de um momento único na vida de cada formando. Cada instante da solenidade da colação e da festa de formatura são momentos inesquecíveis, o que aumenta ainda mais a responsabilidade do time da comissão de formatura.

O que não pode faltar no checklist?

Como são muitos os detalhes eles acabam sendo agrupados em estruturas maiores na organização. Dessa forma é possível criar um checklist macro e desmembrar as diversas atribuições em escalas menores ao longo do tempo. Vamos montar o checklist?

Defina os cargos da comissão

Para início de conversa o primeiro passo para organizar os eventos para que tudo dê certo é criar a comissão de formatura e definir os cargos de cada membro. Embora as festividades sejam para todos será importante definir dentre os alunos, aqueles que têm maior aptidão para cada tarefa ou outra na organização. E não dá para todo mundo tomar decisões, por isso, a comissão é necessária.

A comissão é formada de:

• Presidente;
• Vice-presidente;
• Tesoureiro;
• Secretário;
• Coordenador de eventos (caso a comissão opte por esse cargo).

E tem como missão algumas tarefas de grande responsabilidade:

• Representar a turma de forma jurídica;
• Gerenciar a grana do fundo de formatura;
• Fechar contratos com fornecedores e parceiros;
• Administrar as tretas entre colegas com ideias divergentes;
• Chamar a galera e dar aquele up quando sentir a turma desengajada.

Abra a conta corrente da comissão

Abra uma conta somente para a comissão de formatura e acumule lá todo o dinheiro que entrar como receita. Existem no mercado algumas contas que rendem algum dinheiro pelo tempo de permanência lá.

É importante ressaltar que usar a conta de alguém da comissão, pode dar problema, pois pode misturar o dinheiro arrecadado com o de algum membro da comissão, cedo ou tarde isso pode gerar uma grande confusão.

Feche contrato com a empresa de eventos

Se você e sua turma estão sofrendo com a comissão de formatura, não se engane, as outras turmas estão passando pela mesma coisa. Isso quer dizer que se a sua turma não ficar esperta, perderá os melhores fornecedores e profissionais que o mercado tem disponível.

Da empresa de formatura ao buffet é preciso correr logo e fechar os contratos. Toda a programação de uma colação e de um baile, bem como as demais festas de formatura deve ser montada com no mínimo dois anos de antecedência.

Serviços como buffet, atrações musicais, salão de festa, teatro para solenidade, iluminação, segurança, conservação e limpeza, entre outros, devem ser criteriosamente analisados antes de firmar contrato.

Por isso é fundamental fazer com antecedência, pois, infelizmente é comum ver uma turma sentada na calçada por ter sido vítima de algum golpe de fornecedores. É que os contratos são firmados, muitas vezes, sem garantias ou referências. Por isso é importante contratar com uma empresa consolidada no mercado como a 100% EVENTOS, assim você evita surpresas na hora de comemorar.

Defina o tema do baile, o local e as datas das festividades

Quando e onde serão as festividades? Já fechou? dois aspectos essenciais a serem definidos. Se comissão decidir que a colação será no fim do curso e o baile no ano subsequente, precisa sinalizar isso com antecedência para reservar os espaços.

A partir dessas definições, todos os outros serviços seguirão a programação e organização, tais como: o espaço, tipo de decoração, clima na data escolhida.

Ah! Por falar em clima, se o baile for temático, essa é uma informação de extrema importância para os fornecedores que prestam serviços de buffet e decoração, que vão se organizar de acordo com a época.

Agende a sessão de fotos com os formandos

A sessão de fotos marca o fim de uma trajetória e deixa os corações saudosos daquele período que a galera passou junta, aquele mix de sensações. Anos mais tarde vai dar para rir ou chorar de um corte de cabelo, de uma postura curvada, de uma careta diante do registro de um tempo bom.

Defina a divisão das mesas para o baile

Dependendo do tamanho do salão, para comportar todos os formandos, os parentes e amigos convidados, será preciso organizar direitinho a divisão das mesas. Essa é uma etapa que geralmente dá tumulto.

Muitos colegas de turma vão ter dificuldades em ficar com apenas um número X de convites, enquanto outros vão contar nos dedos quem desejam convidar. O fato é que vai rolar treta e a comissão deve se preocupar em fazer uma espécie de mapa para distribuir todos, harmoniosamente, pelo espaço.

Verifique detalhes com a decoração e música

Quanto ao assunto decoração, a ornamentação dos espaços terá a ver com o tema, a data, o clima e o próprio estilo da turma. Veja de forma minuciosa os detalhes e defina com a turma como será feita a decoração.

A música e a playlist jamais poderão ser esquecidas ou deixadas por último. Dado ao grau de importância, devem ser definidos: a banda que fará o som ao vivo, quanto o DJ ou som mecânico devem ser contratados com antecedência para garantir uma diversidade de músicas que vão agradar a todos.

Preste contas

Ao final é chegado um momento importantíssimo para a comissão de formatura — prestar contas de todas as finanças relativas à organização, ou seja, onde foi empregada a grana levantada.

É nesse momento que você vai perceber que um checklist para comissão de formatura tem papel fundamental no auxílio aos membros para que nada fique fora do lugar ou saia do planejamento.

É a ele que você vai recorrer checando as informações sobre o que foi concluído e o que ainda está pendente. É uma forma de fazer com que todos trabalhem igualmente em prol da melhor festa dos últimos tempos.

Dica final

Deu para perceber que são muitas coisas necessárias para que tudo dê certo na hora de comemorar sua conquista, certo?

Caso você QUEIRA SABER MAIS logo aqui embaixo tem um formulário para contato e nosso número de Whatsapp; fique a vontade para falar com a gente quando quiser.